Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist nichts anderes als die einmal jährliche Abrechnung der tatsächlich angefallenen Betriebskosten, mit Verrechnung der vom Mieter bisher bezahlten Nebenkostenvorauszahlungen.
Eine Nebenkostenabrechnung kann man heutzutage sehr leicht und einfach jedes Jahr erstellen mit Excel. Als Grundlage nimmt der Vermieter einfach die jährliche Hausgeldabrechnung seiner Hausverwaltung.
Die jährliche Hausgeldabrechnung gliedert sich auf in "umlegbare Nebenkosten", sowie "nicht umlegbare" Nebenkosten. (Professionelle Hausverwaltungen teilen dieses bereits auf, so dass der Vermieter nur die Angaben daraus übernehmen braucht).
Umlegbar auf den Mieter sind in erster Linie die Betriebskosten sowie Versicherungen und die Grundsteuer z, Bs. der Stadt München, im Einzelfall natürlich erst in den Mietvertrag schauen, was dort vereinbart ist.
Nicht umlegbar auf den Mieter ist z. Bs. die Verwaltergebühr von der Hausverwaltung, sowie sämtliche Reparaturen seitens der WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft), und die Instandhaltungsrücklage.
Mit der von mir selbst seit 15 Jahren verwendeten nebenkostenabrechnung.xls. kann der Vermieter leicht jährlich seine Abrechnung erstellen.
Der Vermieter braucht die entsprechenden Einträge jedes Jahr nur zu ändern,
Excel rechnet automatisch und richtig die Ergebnisse aus.
Ich bin ja selber auch Vermieter seit 25 Jahren, die fertige Excel Tabelle
kopiere ich mir dann in eine Word Datei, in der Word Datei ist mein Vermieter-Briefbogen
sowie das weitere Anschreiben dazu.
Ich weiß aus Erfahrung, aus Erzählungen seitens Vermieter wie auch Mieter, daß
nicht jeder Vermieter überhaupt eine Nebenkostenabrechnung jährlich erstellt.
Manche Vermieter "verzichten" einfach darauf, - klar macht eine
Nebenkostenabrechnung "Arbeit", und "keine Arbeit" macht eben "keine
Nebenkostenabrechnung".
"Nach Vereinbarung" und Bezahlung könnte auch ich die Nebenkostenabrechnung für den Vermieter
erstellen, wenn ich die Eingangs-Hausgeldabrechnung vom Vermieter erhalte.
Dann braucht der Vermieter sich nicht mehr darüber den Kopf zu zerbrechen.
Ich tue mich damit leicht, ich mache es ja selber seit 25 Jahren, denn ich bin
selber ja auch Vermieter.
Vermieter, die eine professionelle Hausverwaltung haben, tun sich leicht mit
der Abgrenzung zwischen "umlegbaren" und "nicht umlegbaren" Nebenkosten.
Je nach Mietverhältnis untereinander weis ich, dass z. Bs. gerade in München,
die Mieter schnell und gerne zum Mieterverein gehen, und durch den Mieterverein
München ihre Nebenkostenabrechnung prüfen lassen.
Der Mieterverein München "kennt sich aus" und weis sehr genau, was auf den
Mieter umlegbar ist, und was nicht.
Hier muss der Vermieter auch auf Formfehler aufpassen, das heißt, auch wenn eine
Betriebskostenart auf den Mieter umlegbar ist, könnte der Vermieter einen
Formfehler begehen, woraufhin ein Teil oder evtl. die ganze
Nebenkostenabrechnung evtl. ungültig wäre.
Die Nebenkostenabrechnung des
Vermieter muss nach der Rechtsprechung MINDESTENS folgende einfache Angaben
enthalten:
1) Die Betriebskosten sind jährlich abzurechnen, also pro Kalenderjahr einmal.
2) Zusammenstellung der Gesamtkosten für die ganze Liegenschaft, was das Objekt
Nebenkosten als ganzes hatte.
3) Die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, also,
welcher Anteil aus den Gesamtkosten fällt auf den Mieter, und woher kommt dieser
Verteilerschlüssel.
4) Die Berechnung des Anteils, der auf die vermietete Wohnung jeweils entfällt
und den der Mieter tragen soll.
5) Abzüglich der geleisteten Vorauszahlungen des Mieters.
Eine Abrechnung, die diese formellen Anforderungen nicht erfüllt, wäre bereits
formell unwirksam und wäre deshalb nicht fällig !
Die Abrechnung muss nachvollziehbar sein, d.h. sie muss aus sich heraus
verständlich und nachrechenbar sein.
Weiterhin ist die Abrechnung durch den Vermieter spätestens ein Jahr nach dem
Ende der Abrechnungsperiode zu erstellen. Der Vermieter könnte sonst keine
Nachzahlungen mehr geltend machen (§556 Abs. 3 S. 2,3 BGB).
(Nach Vereinbarung und Bezahlung könnte ich auch Nebenkostenabrechnungen erstellen für Vermieter, mit denen ich als Makler bisher nichts zu tun hatte, weil die Objekte weit weg sind von München.)